Kontroller: fyll i protokollet i mobilen och skicka det till kunden

Jobbet är klart, men protokollet ligger kvar i bilen. Mätvärdena står på baksidan av en följesedel, fotot på centralen finns i montörens telefon och kunden väntar på sitt papper. Med Kontroller i Totaltid fyller montören i protokollet på plats, i mobilen, och kunden får det som PDF samma dag.

Era egna mallar

Vad en kontroll ska innehålla bestämmer ni. Under Kontrollmallar bygger du en mall av block: kontrollpunkter som besvaras med Utan anm. eller Anm., mätvärden med enhet och gränser, text, datum och foton. En kontrollpunkt kan kräva ett foto när den får en anmärkning. Mätvärden kan ha flera kanaler, till exempel L1, L2 och L3, och en grupp kan upprepas, till exempel en rad per grupp i centralen.

Totaltid har en exempelmall för kontroll före idrifttagning i en bostad. Kopiera den med Använd som start och anpassa den efter ert eget arbetssätt. Med Förhandsgranska som montör ser du hur mallen ser ut i mobilen innan du publicerar den.

En ändrad mall påverkar aldrig en kontroll som redan har påbörjats. Den behåller den version den startades med.

Planera kontrollen på arbetsordern

På datorn öppnar du arbetsordern och fliken Dokument. Under Kontroller väljer du Planera kontroll och den mall som gäller för jobbet. Montören ser då kontrollen som Att göra på arbetsordern. Behöver jobbet två kontroller, till exempel för två centraler, väljer du samma mall två gånger.

Har ingen planerat något kan montören starta kontrollen själv på plats, med Starta kontroll på arbetsordern i mobilen.

Fyll i på plats

Montören går igenom kontrollen punkt för punkt i mobilen. Ett tryck ger Utan anm. eller Anm., mätvärden skrivs med komma, och en del av kontrollen som inte gäller jobbet markeras Ingår ej. Allt sparas direkt. Är ni två på samma jobb kan ni fylla i samma kontroll samtidigt utan att skriva över varandra.

Ett mätvärde utanför gränserna markeras direkt. Varje avvikelse ska hanteras: antingen Åtgärdad på plats eller Kvarstår, med en kort text om vad som gjorts eller behöver göras.

Signera och lås

När allt som krävs är ifyllt kan kontrollen signeras. Saknas något leder Nästa saknade dig direkt till punkten. Vid signeringen förifylls namn och auktorisation från profilen. Auktorisationen fyller du i en gång under Inställningar.

En signerad kontroll är låst och kan inte ändras i efterhand. Varje avvikelse som kvarstår blir en uppgift på arbetsordern, så att den följs upp och inte glöms bort.

Protokollet till kunden

Den signerade kontrollen blir ett protokoll som PDF med firmans logga, arbetsordern, kunden, alla svar och mätvärden, avvikelserna, fotona och signeringen. Med Skicka till kund mejlar du det direkt från mobilen eller datorn, och svar hamnar i firmans egen inkorg. Kontrollen ligger kvar på arbetsordern, så att du alltid hittar den igen.

Vad en kontroll ska innehålla och vilka regler den följer avgör ert företag. Totaltid är verktyget för att fylla i, signera och spara den.